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ISO14000內(nèi)審員培訓(xùn)教程1.6
標準講解環(huán)境管理體系文件
4.4.4環(huán)境管理體系文件
環(huán)境管理體系文件應(yīng)包括：
a) 環(huán)境方針，目標和指標；
b) 環(huán)境管理體系范圍的描述；
c）環(huán)境管理體系主要要素和他們的相互關(guān)系的描述，及參考的相關(guān)文件；
d）本標準所要求的文件，包括記錄；
e）由組織決定的為確保重大環(huán)境因素有效地策劃、運行和控制過程所必須的文件，包括記錄。
本要素是指建立EMS文件體系，換言之是要寫文件。這與ISO9000體系文件編寫要求相同，大致上分手冊、程序、作業(yè)指導(dǎo)書三個主層次，以及表格記錄、其他文件等內(nèi)容。條款之a(chǎn)、b指出文件應(yīng)包含的信息內(nèi)容，文件應(yīng)對十七個要素的核心內(nèi)容進行闡述。文件編寫應(yīng)體現(xiàn)出編者對要素的深刻理解和要素間的雙互作用，換言之要再現(xiàn)出要素是一環(huán)扣一環(huán)，某些要素間是因果關(guān)系，某些要素間是平行關(guān)系，這就象企業(yè)內(nèi)眾多部門協(xié)調(diào)工作的雙互關(guān)系一樣。此外，文件還要提及查詢相關(guān)文件的途徑，這就象寫畢業(yè)論文附后應(yīng)提及引用文獻以供查詢一樣。
EMS文件可以書面又或電子形式建立并保持?，F(xiàn)在提倡節(jié)約用紙，加上電腦信息時代已來臨，企業(yè)用內(nèi)部網(wǎng)形式建立并維護該文件體系，逐步過渡到無紙化、網(wǎng)絡(luò)化操作管理，不久將來，會有許多有關(guān)ISO14000管理的軟件問世，這對實施ISO14001會有很大的促進作用。
最后值得一提的是，需要一套完善的系統(tǒng)的管理文件，但并不要求過于煩瑣，關(guān)鍵是講清要點，讓員工明白如何操作就行了。
4.4.5 文件控制
環(huán)境管理體系及本標準所要求的文件應(yīng)得到控制。記錄是文件的一種特殊形式的文件，應(yīng)按4.5.4中的要求進行控制。
組織應(yīng)建立、實施并保持一套程序，使：
a) 文件發(fā)布前得到批準，確保文件的適用性；
b) 必要時對文件進行評審與更新，并再次批準；
c) 確保文件的更改和現(xiàn)和修訂狀態(tài)得到識別；
d) 確保使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本；
e) 確保文件保持清晰，易于識別；
f）確保對環(huán)境管理體系的策劃、運行所必須的外來文件得到識別，并控制其發(fā)放；
g）防止失效文件的誤用，出于任何保存的目的而留存的文件應(yīng)適當(dāng)標識。
本要素與ISO9000標準的“文件控制”要素要求大致相同?？紤]到有些企業(yè)未經(jīng)歷過ISO14000，有必要作一些解釋，組織制訂此程序就是為了管理EMS文件，確保它達到條款a、b、c、d、e之要求。
a是要求文件要發(fā)放到職能部門，當(dāng)然并非每個部門都要有全套EMS文件，組織根據(jù)制訂的文件分發(fā)清單把適用的文件發(fā)到有關(guān)部門。
b組織應(yīng)定期對文件進行評審，這主要是因為運行、評審、認證、相關(guān)方要求等因素，使得組織發(fā)現(xiàn)文件存在不足。于是評審文件體系的有效性和充分性，必要時應(yīng)進行修改，并由授權(quán)人員（ISO事務(wù)組等組織內(nèi)部專責(zé)人員或外界咨詢機構(gòu)）確認新的文件是否適用、有效。
c是指對環(huán)境管理起關(guān)鍵作用的崗位（如污水處理站、危險品倉庫等跟重要環(huán)境因素有關(guān)的作業(yè)崗位）都能得到現(xiàn)行有效的文件，換言之這些新文件一經(jīng)發(fā)布應(yīng)馬上定位。
d是針對新文件發(fā)布，舊文件即時失效，組織應(yīng)在先前所有發(fā)放和使用文件的場所撤回。特別要注意跟承包商等雙關(guān)方有關(guān)文件，一旦失效同樣應(yīng)收回還采取措施（如公告、教育等）防止誤用。（ISO14001內(nèi)審員培訓(xùn)）
e是指對失效文件的管理，關(guān)鍵是要標識清楚，通常失效文件要加蓋“作廢文件”之類的印章。
條款最后一段是文件管理的基本要求，總的來說，文件管理程序應(yīng)包括文件的批準、發(fā)放、使用、更改、報廢、回收、保存等諸多環(huán)節(jié)內(nèi)容。
4.4.6 運行控制
組織應(yīng)根據(jù)其方針、目標和指標，識別并策劃與確定的重要環(huán)境因素有關(guān)的運行，并確保它們在程序規(guī)定的條件下進行：
a) 對于缺乏程序指導(dǎo)可能導(dǎo)致偏離環(huán)境方針和目標與指標的情況，應(yīng)建立、實施并保持一套以文件支持的程序；
b) 在程序中對運行標準予以規(guī)定；
c) 對于組織所使用的產(chǎn)品和服務(wù)中已標識的重要環(huán)境因素，應(yīng)建立并保持一套管理程序，并將有關(guān)的程序與要求通報供方，包括合同方。
運行控制是實施ISO14001中極其重要的一環(huán)，它是EMS的具體實施和組織的實際行動。條款第一句表明運行控制是針對與重要環(huán)境因素有關(guān)的運行與活動。當(dāng)然，這并不否定針對一般環(huán)境因素也進行運行控制，只是做事要抓主要矛盾，先對重要環(huán)境因素進行控制。
針對重要環(huán)境因素相關(guān)的運行與活動（包括維護工作），按條款a、b、c要求進行規(guī)劃，通常是制訂若干程序和作業(yè)指導(dǎo)書，指導(dǎo)員工操作。
a 是指如無程序指導(dǎo)將會導(dǎo)致偏離環(huán)境方針、目標與指標的運行情況，組織要制訂相應(yīng)程序。理論上所有針對重要環(huán)境因素的運行控制，如無程序或作業(yè)指導(dǎo)書指引都會導(dǎo)致偏離環(huán)境方針、目標與指標，即使個別時候不偏離，時間一長往往就會偏離，故實踐中任何組織都應(yīng)對重要環(huán)境因素制訂相應(yīng)的運行控制程序（或緊急預(yù)防的程序）。
b是指在程序中規(guī)定運行標準，“運行標準”可理解成“操作步驟”、“運作要領(lǐng)”等，但不能理解成“排放標準”。舉例來說，如要處理一批廢水，大致有如下的操作步驟（注：并非適應(yīng)于所有污水處理）：
① 開泵抽水入反應(yīng)池；
② 開啟攪拌機；
③ 投藥反應(yīng)；
④ 關(guān)停水泵及停止攪拌；
⑤ 靜止沉淀1小時；
⑥ 開泥漿泵把沉渣排去壓濾機；
⑦ 關(guān)泥漿泵，開排污泵抽水去過濾塔；
⑧ 清水排放去下水道。
上述就構(gòu)成了“污水處理程序”的運行標準，在此基礎(chǔ)上，可用作業(yè)指導(dǎo)書對每個環(huán)節(jié)作更詳細的規(guī)定。
c是要求組織把跟供方和承包方有關(guān)的運行控制程序（或作業(yè)指導(dǎo)書）通報對方，如把“原材料生產(chǎn)污染控制程序”、“工程施工管理規(guī)定”、“危險化學(xué)品管理程序”等跟相關(guān)方有關(guān)，而組織又能施加影響的程序通報相關(guān)方。
4.4.7 應(yīng)急準備和響應(yīng)
組織應(yīng)建立，實施并保持一套程序，確定可能對環(huán)境產(chǎn)生影響的潛在的事故和緊急情況，及組織將如何響應(yīng)這些事故和緊急情況。
組織應(yīng)對實際的緊急情況和事故進行響應(yīng)，并預(yù)防或減少可能伴隨的負面環(huán)境影響。
組織應(yīng)定期評估，必要時修訂其應(yīng)急準備與響應(yīng)程序，特別是在事故或緊急情況發(fā)生后。
可行時，組織還應(yīng)定期測試上述程序。
本條款要求組織確定潛在的事故或緊急情況，通常有火災(zāi)、爆炸、危險品泄漏、治污設(shè)施故障、污染事故等緊急情況。當(dāng)發(fā)生上述情況時，組織應(yīng)作出響應(yīng)，減少其伴隨的環(huán)境影響。為此，組織應(yīng)制訂一程序，預(yù)防及應(yīng)付緊急情況。
條款第二段表示，如果事故或緊急情況發(fā)生后，組織應(yīng)評審本程序看是否有漏洞或不足之處，并作修改。
條款第三段表示組織應(yīng)盡可能定期驗證該程序是否有效，如每年舉行消防演習(xí)、防泄漏演習(xí)等，這起到打預(yù)防針的作用，做到有備無患。
最后補充一點：在一定程序上可把本要素理解為運行控制要素的一部分，只不過前者屬于緊急狀態(tài)下的運行控制，是任何人都不希望且正常情況下不會發(fā)生的，而后者是經(jīng)常發(fā)生的屬于正常狀況下的運行控制，因此前者是后者的特殊情況。
4.5檢查
4.5.1 監(jiān)測和測量
組織應(yīng)建立、實施并保持一套以文件支持的程序，對可能具有重大環(huán)境影響的運行的關(guān)鍵特性進行例行監(jiān)測和測量。程序應(yīng)包括文件化相關(guān)的監(jiān)測信息，包括環(huán)境績效、適宜的運行和對目標指標的符合情況。
組織應(yīng)確保使用得到校準或驗證的監(jiān)測和測量設(shè)備，設(shè)備應(yīng)得到維護，并保存有關(guān)記錄。
監(jiān)測是實施ISO14001中極其重要的一個環(huán)節(jié)，在這時我們首先得強調(diào)一點“監(jiān)測”一詞并非專指污染物檢測化驗，它范圍已超越了化驗這個層次，它包括對環(huán)境績效（例如減少排污，節(jié)能降耗，生態(tài)恢復(fù)等）、運行控制過程、環(huán)境目標和指標符合情況，進行跟蹤、記錄。站在某種程度上，我們把“監(jiān)測” 理解成“監(jiān)察”也許更貼切些。條款第一段有一個很重要的詞——“關(guān)鍵特性”，指是針對重要環(huán)境因素的相關(guān)的運行和活動的顯著特點，就象上面所提到的環(huán)境績效、運行控制、環(huán)境目標和指標符合情況等。為此，組織應(yīng)制訂一份監(jiān)測記錄表（類似于ISO9000的點檢表），定期對各種關(guān)鍵特性進行監(jiān)測記錄。
條款第二段是專指針對化驗的儀器設(shè)備應(yīng)定期校準、維護保養(yǎng)，并作記錄，有時需要聘請外面專業(yè)機構(gòu)用先進儀器來校準或維護組織內(nèi)部的化驗設(shè)備，這同樣需要作記錄。
條款第三段要求組織建立并保持一套程序，定期評價環(huán)境法律、法規(guī)的符合情況。值得指出的是法規(guī)的符合性評價程序可合并到監(jiān)測程序中，也可單獨作為一程序。
4.5.2 評估法規(guī)的符合性
4.5.2.1 為符合其遵守法規(guī)的承諾，組織應(yīng)建立、實施并保持定期評價期對適用法律法規(guī)符合性程序；
組織應(yīng)保存定期評價結(jié)果的記錄。
4.5.2.2 組織應(yīng)定期評估應(yīng)遵守的其他要求的遵守情況。組織可以與法規(guī)的符合性評價一起進行，也可以分開進行。
組織應(yīng)保存定期評價結(jié)果的記錄。
該條款要求組織應(yīng)建立實施并保持定期評價適用法律法規(guī)要求的程序，并要求對其它企業(yè)應(yīng)遵守的法律法規(guī)進行評估。該條款并非要求企業(yè)要符合所有環(huán)保法規(guī)與其他要求（事實上整個ISO14001標準也無硬性提及這一點），而是要求獲取法規(guī)與其他要求。當(dāng)然，組織獲取后應(yīng)努力改善不合法之處，以免受行政處罰。
4.5.3 不符合，糾正與預(yù)防措施
組織應(yīng)建立、實施并保持一套程序，用來處理實際和潛在的不符合，采取糾正與預(yù)防措施。程序應(yīng)包括以下要求：
a) 識別，糾正不符合，并減少其環(huán)境影響；
b) 調(diào)查不符合，確定其產(chǎn)生的原因，并采取措施避免其再次發(fā)生；
c) 評價需采取的措施以預(yù)防不符合，實施相關(guān)措施防止偶然發(fā)生；
d) 記錄所采取的糾正與預(yù)防措施；
e) 評審所采取的糾正與預(yù)防措施的有效性。
所采取的糾正措施應(yīng)與該問題的嚴重性和伴隨的環(huán)境影響相適應(yīng)。
條款要求針對運行過程中的種種不符合，組織應(yīng)予以糾正和采取預(yù)防措施杜絕再度發(fā)生不符合，補充說明一下，不符合大致包括如下幾方面：
①違反程序要求；
②違反日常操作規(guī)定；
③監(jiān)測結(jié)果與目標指標不符；
④排放超標或其他違反環(huán)保法規(guī)的行為；
⑤內(nèi)審發(fā)現(xiàn)的問題等。
對于不符合的處理，組織應(yīng)規(guī)定有關(guān)職能部門（或個人）的職責(zé)和權(quán)限，他（們）有權(quán)對不符合進行調(diào)查處理，并采取糾正措施減少不符合產(chǎn)生的影響（和環(huán)境污染），還應(yīng)制訂預(yù)防措施防止重犯。附帶提一下，條款中的預(yù)防措施是指出現(xiàn)不符合后預(yù)防再發(fā)生，而非未曾發(fā)生不符合，事先預(yù)防發(fā)生不符合的內(nèi)容。
條款第二段指出糾正和預(yù)防措施要與問題的嚴重性和伴隨的環(huán)境影響相適應(yīng)，換言之是“大問題、大動作；小問題、小動作”對于大問題，從有關(guān)職責(zé)、權(quán)限、調(diào)查、處理到最終完成糾正措施和驗證都要作詳細規(guī)定，特別要在“不符合報告與糾正/預(yù)防措施表”中詳細說明。對于小問題，有時可口頭告誡，當(dāng)即改正就行了。為界定問題（或不符合）的嚴重性，組織最好把（可能）發(fā)生的不符合進行分類，明確什么是嚴重的不符合，什么是輕微的不符合，有時過多出現(xiàn)的輕微不符合也可認定是嚴重不符合。
條款第三段強調(diào)如因糾正和預(yù)防措施的實施而對成文程序進行更改，組織應(yīng)按新修改的內(nèi)容實施，并記錄所作的修改。
4.5.4 記錄控制
組織應(yīng)建立并保持必要的記錄來證明對環(huán)境管理體系和本標準的符合性，及其所取得的結(jié)果。組織應(yīng)建立，實施并保持一套程序，用來標識、保存、保護、恢復(fù)、保留與處置記錄。
環(huán)境記錄應(yīng)字跡清楚，標識明確，具有可追溯性。
條款第一段規(guī)定組織建立并保持記錄程序處理各種環(huán)境管理信息，程序中應(yīng)列出需要記錄的內(nèi)容，大致上包括有：
⑴環(huán)境因素識別、評價的信息；
⑵收集環(huán)保法規(guī)及其他要求的信息；
⑶培訓(xùn)記錄；
⑷投訴記錄及處理決定；
⑸組織內(nèi)、外溝通的信息；
⑹產(chǎn)品信息；
⑺運行控制過程的信息（如危險廢物產(chǎn)生量的登記，能源、資源消耗統(tǒng)計，與供方、承包方有關(guān)的信息等）；
⑻事故或緊急情況的記錄，預(yù)防演習(xí)的信息；
⑼監(jiān)測信息；
⑽儀器校準、維護信息；
⑾不符合報告；
⑿內(nèi)審記錄；
⒀管理評審記錄等。
第二段闡述記錄的注意事項，針對不同性質(zhì)的記錄應(yīng)確保相應(yīng)的保存期限。
所有記錄都會在特定情況（如內(nèi)審、外審、管理評審等）被用來證明符合ISO14001標準之要求。
4.5.5 內(nèi)部審核
組織應(yīng)按計劃的時間間隔進行內(nèi)部環(huán)境管理體系審核，目的是：
a) 判定環(huán)境管理體系：
1)是否符合對環(huán)境管理工作的預(yù)定安排和本標準的要求；
2)是否得到了正確的實施和保持。
b) 向管理者報送審核結(jié)果。
審核方案的制定、實施與保持應(yīng)立足于所涉及運行的環(huán)境重要性和以前審核的結(jié)果。
審核程序應(yīng)建立、實施并保持，并規(guī)定：
——策劃和實施審核、報告審核結(jié)果的職責(zé)與要求
——確定審核準則、范圍、頻次和方法
選擇審核員及實施審核過程應(yīng)確保審核的客觀性和公正性。
本條款是指組織的內(nèi)部審核，組織應(yīng)制定內(nèi)審程序和定其內(nèi)審的方案，目的是對EMS的有效性進行判斷，審核情況要向管理者匯報。
內(nèi)審應(yīng)覆蓋組織內(nèi)所有部門和ISO14001標準的所有要素，通常采取集中式或分散式（一次審核某些部門某些要素，若干時間段內(nèi)完成全部部門和要素的審核）進行審核。
條款最后一段指出審核方案制訂主要基于活動的重要性以前審核的結(jié)果，換言之要抓重點、抓薄弱環(huán)節(jié)來審，特別是針對重要環(huán)境因素相關(guān)的活動及以往內(nèi)審出現(xiàn)不符合之處，這些都是重點審核對象。審核程序應(yīng)包括如下幾個方面內(nèi)容：
① 待審核的活動與區(qū)域；
② 審核頻次；
③ 管理與實施審核的職責(zé)；
④ 審核結(jié)果的通報；
⑤ 審核員能力要求；
⑥ 實施審核的方法和步驟；
⑦ 審核問題的處理。
4.6 管理評審
組織的最高管理者應(yīng)按其規(guī)定的時間間隔，對環(huán)境管理體系進行評審，以確保體系的持續(xù)適用性、充分性和有效性。評審應(yīng)包括環(huán)境管理體系改進的機會和對環(huán)境管理體系的修訂的需要，包括方針、目標與指標。應(yīng)保存評審的記錄。管理評審的輸入應(yīng)包括：
a)內(nèi)部審核的結(jié)果，對法規(guī)及其應(yīng)遵守的其他要求的符合性評價的結(jié)果；
b)與外部相關(guān)方溝通的情況，包括投訴；
c)組織的環(huán)境績效；
d)目標與指標的實現(xiàn)程度；
e)糾正與預(yù)防措施的狀態(tài)；
f)前次管理評審的后續(xù)措施；
g)外部環(huán)境的變化，包括與其環(huán)境因素相關(guān)的法律與其他要求的發(fā)展；
h) 改進的建議；
管理評審的輸出應(yīng)包括因環(huán)境方針、目標與指標的修訂后做出決定和措施，并與持續(xù)改進的承諾相一致。
為確保EMS的持續(xù)適用性、充分性和有效性，條款要求組織定期對EMS進行評審，管理評審針對收集到的信息包括有：
① 內(nèi)部審核結(jié)果；
② 環(huán)境目標、指標實現(xiàn)情況和環(huán)境績效；
③ 變化的信息，如新的環(huán)保法規(guī)要求、新產(chǎn)品活動和服務(wù)等；
④ 相關(guān)方（客戶、政府部門、社區(qū)等）關(guān)注的問題或要求；
⑤ 體系的適用性、有效性和充分性；
⑥ 其他可能適用的信息。
條款最后一段表示組織在管理評審時應(yīng)指出需要修改體系的若干方面要素，如有必要可對EMS進行大修改，以達到持續(xù)改進的目的。
管理評審的結(jié)果（論）或建議，都應(yīng)在評審后予以實施，評審過程應(yīng)形成記錄。
